Administración de Condominios

Hoy en día para los Edificios y/o Urbanizaciones es de gran importancia contar con estrategias para mantener las áreas comunes, así como el buen funcionamiento de las mismas y fomentar la revalorización del inmueble, por esto y otras razones es importante implementar estrategias Administrativas – Contables que beneficien a toda la comunidad a nivel de información y solvencia.

Como Administradora de Condominios tenemos como objetivo general de servicio:

• Garantizarle a las Juntas de Condominio y/o Asoc. Civiles estrategias para la conservación y mantenimiento de las Áreas Comunes del urbanismo y propias.

• Ofrecer Servicios Contables – Administrativos de alta calidad, de manera que las familias revaloricen su inversión y alcance un nivel optimo, proyectando un Condominio con todas las normativas.

• Asesorar a las Juntas en cuanto al área de Condominio.

• Realizar la cobranza del condominio, emisión de las facturas y supervisión de los gastos comunes. 

¿ Qué hacemos para cumplir los objetivos de nuestro servicio ?
La calidad de nuestro servicio se establece garantizando el adecuado funcionamiento de la Administración de su Conjunto Residencial y/o Urbanización, para lo cual ofrecemos:

• Personal especializado en la administración de condominios.

• Servicios de gestión ante los organismos municipales y/o gubernamentales (costo adicional).

• Atención personalizada.

• Elaboración de Recibos con información detallada (impresos en laser)

• Cancelación de los Servicios Básicos ( Conserje, Jardinería, Vig. y demás ) 

• Elaboración del documento de condominio, estudio y preparación de estatutos y/o normas internas.

• Elaboración de nómina de empleados del condominio.

• Servicio de Cobranza a domicilio, en el lugar de trabajo local (costo adicional) y en nuestras oficinas.

• Departamento Legal (Asesoramiento y Cobranza)

• Reunión  Periódica  con  los miembros de la  Junta  de  Condominios y/o Asoc. Civil para analizar y revisar los gastos facturados  al  condominio.

• Presentación de Información financiera clara.

• Suministro de Listado de Morosos.

• Asesoramiento Administrativo a las Juntas de Condominio y/o Asoc. Civil.

• Amparar el cumplimiento del Reglamento Interno y Documentos de Condominio.

• Asesoría en la planificación de programas de mantenimiento y mejoramiento del inmueble.

• Fondo de Reserva disponible, depositado en cuenta de ahorro, devengando intereses para la comunidad.

• Asistencia y asesoramiento en las Asambleas de Condominio (Ordinaria), Extra-Ordinarias (costo adicional).

• Resolución de Conflictos (en relación a las áreas comunes y administrativos).

• Respetamos todos los contratos de mantenimientos y servicios actuales.

La empresa, a través del tiempo se ha esforzado para crear una relación cliente-compañía la cual se basa en la transparencia de la información, por eso la entrega de los balances general y de comprobación (del mes anterior) es realizada mensualmente luego de la facturación del mes (actual).

 

Requisitos Para la Administración del Condominio:

Para el comienzo de nuestro servicio solicitamos los siguientes documentos:

1. Acta Registrada de nombramiento de la Junta de Condominio, R.I.F, Fotocopia Cedula representante legal. (PARA CONSTRUCTORAS).

2. Acta (Notariada) nombramiento de la Junta de Condominio, R.I.F, Fotocopia de las Cedulas de Identidad miembros de la Junta de Condominio.

3. Listado de los Propietarios con la siguiente información:

   • Numero del Local, Casa ò Apartamento.

   • Nombre y Apellido del Propietario (Completo)

   • Alícuota

   • Teléfono / Celular Habitación y Trabajo.

   • Email.

   • Dirección de Oficina ó Trabajo (para el cobro de Morosos)

4. Listado de las Facturas y Gastos por Pagar ( con soportes )

5. Ultimo Balance de Comprobación y General.

6. Conciliación Bancaria actualizada a la fecha de entrega de Junta ó Adm. Anterior

7. Copia de las tres (3) ultimas actas de asamblea de propietarios.

8. Copia del Reglamento Interno del Conjunto Residencial y Documento de Condominio.

9. Copia de Contratos de Mantenimientos y Servicios (persona encargada, dirección y teléfono).

10. Cuentas Bancarias (numero de la cuenta, miembros de la Junta que firma, tipos de firma, saldo Actualizado).

11. Fondo de Reserva y Prestaciones Sociales (últimos movimientos, saldos).

12. Listado de Condominios por Cobrar a la fecha.

La experiencia nos ha enseñado, que lo más traumático en la administración de condominios, es el cambio o pase de una administración a otra, es por ello que les indicamos que la mejor forma y la menos impactante, es cuando se parte con todas las bases y soportes legales que nos exige la Ley.

 

¿Qué proveemos?

Papelería:

Suministramos a nuestros clientes (sin costos algunos) de toda la papelería necesaria como son: Recibos de Condominio, Listado de Morosos, Listado de Gastos, Balances y demás formas para el control administrativo así como el asesoramiento para elaborar formas útiles que agilicen el control de la información.

 

Pagina Web:

Contamos con un sitio Web que nos permite ofrecer las siguientes ventajas:

1. Contar con un medio de comunicación y publicación los 365 días del año, las 24 hs del día y ofrecer un servicio a la vanguardia de la tecnología.

2. Es un sitio disponible en todo momento y en cualquier punto del país y del mundo.

3. Mostrar nuestra imagen, identificar y definir a la empresa, nuestra historia, objetivos, visión y los servicios que ofrecemos.

4. Publicación inmuebles en Alquiler y Venta de nuestros clientes, mediante el uso catálogos con descripciones y precios del inmueble, brindando una opción que permita potenciar su oportunidad de hacer negocio en la venta de su inmueble y otro artículos de interés general.

5. Contar con información y artículos de interés condominial.

6. Acceder a copias fotostáticas de Actas, Comunicados, Presupuestos Etc. para su lectura e impresión.

7. Publicación de formatos (para alquiler de Salón de Fiesta, autorización de visitante, solicitud de Solvencia de Pago, solicitud de Carta de Residencia) los cuales se pueden bajar e imprimir.

8. Consulta de Estado de Cuenta (particular y total del Inmueble), Listado de Gastos, reporte de pagos (en línea).

9. Reportar alguna sugerencia y/o queja.

Software (interactúa con el sitio Web):

 

Que ofrece:

1. Envío automático de la información del recibo de condominio facturado (monto, descripción de gastos, mensajes) directamente al Email y/o Fax del propietario, así como el histórico de pago.

2. Contestadora telefónica que se encarga de llamar al copropietario (al teléfono suministrado) para recordarle el monto de recibos y deuda total del apartamento o casa y la fecha de pago.

3. La información y transacciones realizadas en nuestras oficinas, se actualizaran en tiempo real a nuestro sitio Web mejorando el funcionamiento y los procedimientos de nuestros servicios.

4. Información de Pagos y Cobro de su Condominio mediante reportes específicos, que permiten brindar a nuestros clientes información transparente al momento de realizar sus pagos.

Nota: El Ser Humano como usuario se está acostumbrando cada vez más a hacer consultas a través de Internet. Todo ello por la comodidad que supone poder ver lo que le ofrecen ciertas empresas sin necesidad de desplazarse hasta el lugar para realizar transacciones propias.

 

¿Cómo llevamos a cabo el proceso de cobro del condominio?

El proceso consiste en los siguientes pasos:

1. Enviamos Estado de Cuenta al propietario vía Email y/o SMS (Mensaje de Texto) o en su defecto Aviso de Cobro al apartamento/casa/local en donde aclaramos las diferentes formas de este actualizar y/o cancelar su deuda las cuales son:

   1. Cobro en Comercio u Oficina del sitio de trabajo local (previo acuerdo con el interesado).

   2. Pago en nuestras Oficinas.

   3. Pago domiciliado; Deposito Bancario y/o Transferencia Bancaria (previa aprobación de la Junta de Condominio).

   Para ejecutar cualquiera de estas formas de cobro es indispensable que la comunidad del edificio posea una Cuenta Bancaria para depositar el dinero cobrado y luego rendir cuentas contra planilla de depósito bancario y recibos de condominios cobrados.

2. Si este no contesta a la comunicación, realizamos el contacto para la tramitación de su deuda por la vía telefónica (número fijo y/o celular).

3. Si la negativa de pago persiste, procedemos por la vía Extra-Judicial, la cual mediante la autorización de la Asamblea (en Libro de Asambleas) nos prevé del derecho de actuar al cobro de la deuda.

4. Nuestro Asesores Legales (Abogados) se hacen cargo del caso para aplicar las medidas que nos dan la ley para actuar ante el propietario “MOROSO”, previamente se debe firmar un poder ante la Notaria Pública para efectuar el Cobro Judicial ó demandar ante los Tribunales y someter a este “MOROSO” a la cancelación de su deuda, la cual afecta el buen funcionamiento del Conjunto Residencial y/o Urbanización.

Cabe recordar que la mejor manera de tramitar el cobro de Recibos de Condominios vencidos es de la manera más amistosa y cordial ya que es la obligación del propietario y ese pago por concepto de Condominio es lo que sustenta la prestación de los servicios públicos (como agua, luz de estacionamiento, ascensores, conserje, etc.) y es la mejor recomendación que se puede transmitir antes de llegar a procesos complicados como el pago de honorarios, tramites, etc. que solo incrementan la deuda, por eso invitamos a los propietarios “MOROSOS” a conversar con nosotros y llegar a un convenimiento que de solución a su problemática.

 

Forma de Trabajo de la Administradora.

• Cada pago es realizado en cheque y/o cualquier otra forma que la junta proponga, si es con cheque es realizado en un comprobante de cheque, en donde se especifica: la persona que realiza el cheque, quien lo valida y quien lo autoriza, y se le anexa el recibo de pago y/o factura, para luego ser archivado en una carpeta personalizada del edificio (Egresos), lo cual permita una organización ejemplar en el ámbito de documentos.
  

• Todos los cobros correspondientes a los condominios, son depositados en una cuenta bancaria personalizada (del Conjunto Residencial y/o Urbanización), cuyos comprobantes de depósitos mas el comprobante del Recibo de Condominio son archivados en una carpeta como soporte de Ingresos (además de Alq. De Churuata, Areas Comunes, Etc.).

Las conciliaciones bancarias son llevadas por nuestro software administrativo el cual emite un comprobante para ser archivado y otro para ser suministrado a la Junta, además de los respectivos estados de cuentas emitidos por las agencias bancarias.

• Todas las facturas  de mantenimientos, servicios, reparaciones y presupuestos deben ser firmadas y validadas por la Junta antes de ser canceladas, para así ser archivadas como soportes de los gastos.

• El Balance de Comprobación son archivados con copias, a parte de la copia entregada a la Junta, así como también el listado de gastos y de condominios facturados.

 

Nuestra forma de trabajo nos permite poder dar una respuesta efectiva a los clientes que solicitan información sobre Gastos Facturados y descuentos realizados en su recibo de condominio, gracias a nuestra forma de trabajo.

El secreto de una Administración Optima se basa en contar con una Junta de Condominio que mantenga un canal de comunicación abierto así como su colaboración en el establecimiento y acatamiento de las normas de control de documentos.

 

Para que la administración pueda avanzar de forma satisfactoria la Junta de Condominio o la persona que tenga a cargo el control del condominio deberá cumplir con las siguientes especificaciones:

• Entregar a la empresa todas las facturas a ser cargadas al condominio antes del 25 de cada mes (Pagos Varios, Caja Chica, Etc.).

• Suministrar la relación y/o carta de autorización para el cargo a cuenta de cualquier Fondo de Dinero a fin de actualizarlo mensualmente.

• Todos los pagos deben tener copia, para su publicación en cartelera y así mantener la transparencia ante los co-propietarios.

• Toda la Correspondencia debe ser notificada a la Administradora.

• Informar a la Administradora de cualquier situación sucedida con respecto a la Administración. 

 

Outsourcing de Condominio.

La ventaja primordial de contar con un outsourcing de condominio es dar soluciones efectivas en el momento preciso dentro de la Urbanización (siempre y cuando se cuente con una oficina de condominio) y así tener el control de su inmueble de forma segura, con la rapidez que necesita y a un costo razonable.

 

 

Administración de Inmuebles.

Prestamos servicios de Administración General de Alquileres e Inmuebles (casas, apartamentos, locales y galpones), consiguiendo el cliente apropiado para su propiedad, asegurándole que recibirá el depósito del canon puntualmente en cualquier parte del país.

 

Mantenemos contacto con el inquilino a fin de verificar el buén funcionamiento del mismo, cobro de los alquileres y solvencia en los servicios públicos por cuenta del inquilino, tales como: electricidad, agua, condominios, teléfono entre otros.

 

Corretaje de Inmuebles en Venta.

• Inspecciones técnicas y avalúos a propiedades.

• Publicación en nuestro portal (así como otros) para la promoción de su inmueble.

• Manejo de cartera de compradores / vendedores.

• Estudio de solvencia financiera de los posibles compradores.

 

Gestoría de documentos e institucionales.